Travel Expenses

Publisert: 04.03.08 (Oppdatert: 30.03.12)

Reiseregninger skal registreres via Travel Expenses på Connect. Travel Expenses har å fått en ny funksjon som gjør det lettere å legge til utgifter som er betalt av Omega ved føring av reiseregninger. Les mer under "Receipt Inbox".

Connect

Alle reiseregninger for både tjenestereiser og pendlereiser skal føres i Travel Expenses på Connect. Her skal du også legge ved kvitteringer etter reisene.

• Ny reiseregning
• Receipt Inbox
• Kvitteringer
• Godtgjørelse
  • Diett
  • Kjøregodtgjørelse
  • Overnatting
• Attachments
• Fullført
• Kontakt
• Travel Expenses - Ofte stilte spørsmål

Ny reiseregning

Velg New for å legge til ny reiseregning.

Velg datoer og klokkeslett i kalenderen for lengden av oppholdet.

I Purpose fyller du ut anledning for reisen, og i Route noterer du ruten eller strekningen.

Dersom du skal ha kjøregodtgjørelse må du oppgi gateadresser for strekningen: både adresse for avreisested og reisemål.

Dersom du har fått et PO nummer (purchase order) må du skrive inn dette. Klikk på pilen til høyre i feltet og velg ditt PO Nummer fra rullegardinmenyen som dukker opp.

NB! Du må huske på å skille mellom business-reiser og pendlerreiser i Travel Expenses. Gjelder reiseregningen pendling krysser du av i ruten Commuting. Husk å trykke Save etterpå.

Dersom du skal slette en linje i reiseregningen din, markerer du linjen og trykker Delete-tasten på tastaturet ditt. Du får da spørsmål om du ønsker å slette linjen. Trykk OK eller Cancel.

For å komme tilbake til Connect eller oversikten over alle dine reiseregninger, må du bruke tilbake-knappen i browseren.

Receipt Inbox

Travel Expenses har fått en ny funksjon som gjør det lettere å legge inn utgifter som er betalt av Omega ved føring av reiseregninger.

Bilag for utgifter betalt av Omega vil nå legges automatisk i Receipt Inbox som du finner i Receipts-bolken på din reiseregning i Travel Expenses. Legg ved utgiftene for den aktuelle reiseregningen slik:

• Klikk på Receipt Inbox
• Klikk på Add to Expense til høyre for den kvitteringen du vil legge til
• Beløpet er nå lagt inn i reiseregningen og bilaget er lagt til under Attachments på reiseregningen
• Koden for utgiften fylles ut automatisk
  • For tjenestereiser brukes kode 22AB
  • For pendlerreiser blir det kode 21AB

Dersom koden ikke skulle stemme med kvitteringen, kan du selv endre denne.

Når du har lagt bilaget til i reiseregningen, vil dette forsvinne fra Receipt Inbox.

Dersom det skulle være utgifter som ikke skal være med på noen reiseregninger, kan du fjerne disse ved å klikke Remove from Inbox. Etter at du har lagt dem til en reiseregning eller eventuelt valgt Remove from Inbox, vil du ikke ha mulighet å finne dem igjen i innboksen.

Kvitteringer vil fremdeles også sendes til deg på epost som før.

Kvitteringer

Under bolken Receipts skal du fylle inn informasjon om alle utgifter du har hatt på reisen. I Code kan du velge koden ut fra rullegardin-menyen etter hvilken kategori utgiften tilhører.

Under Description fører du informasjon om utgiften (navn på hotellet, flybillett for reisen, parkeringsavgift, osv.) Notèr i hvilke vedlegg man finner kvitteringene.

Til høyre på linjen fører du opp antall (Qty) og sum (Amount) for hvert av utleggene. Fyll ut gjeldende valuta fra alternativene under Curr.

Kursen (Rate) og totalsummen (Ammount )blir fylt ut automatisk.

Godtgjørelse

I nederste felt på siden skal du føre diett, godtgjørelse for kjøring og eventuell overnatting utenom hotell. Klikk på de ulike fanene for å fylle inn opplysninger.

Diett

Per Diem: Klikk på feltet under Country og velg gjeldende land.

Under Qty legger du inn antall dietter du har rett på.

Husk å trekke fra antall "gratis" måltider; frokoster inkludert i hotelloppholdet, lunch eller middager spandert av andre.

Kjøregodtgjørelse

Under fanen Car Allowance til høyre for Per Diem finner du seksjonen for kjøregodtgjørelse. Klikk på fanen for å fylle inn nødvendige opplysninger; kode for reisen, formål, rute, antall og navn på passasjerer, kilometer og rate.

Overnatting

Under fanen Overnight Allowance til høyre for Car Allowance kan du fylle inn opplysninger dersom du har overnattet andre steder enn på hotell. Ved privat overnatting får du godtgjort 400 kroner per natt. Dette gjelder kun tjenestereiser. Klikk på fanen for å fylle inn de nødvendige opplysningene.

Attachments

Kvitteringer for utgifter både ved tjeneste- og pendlerreiser skal legges ved under Attachments.

Kvitteringer og reiseregninger må skannes og deretter legges ved. Klikk på Attach file i den nest øverste linjen i skjermbildet. Det vil dukke opp et nytt vindu. Herifra kan du laste opp vedlegget fra din PC til Attachments.

Reiseregningene som føres i Travel Expenses skal ha underskrift fra deg og din kontaktperson i prosjektet. Bruk print-knappen oppe på siden, for å skrive ut reiseregningen. Det signerte dokumentet skannes og legges inn som vedlegg under Attachments.

WBS-koden får du av din oppdragsgiver hos Omegas kunde.

Dersom det er opplysninger som er relevante for reiseregningen kan du notere dette under Comments.

Fullført

Trykk Submit når regningen er fullført og ferdig.

Etter at du har lagret regningene dine, finner du dem opplistet når du klikker deg inn på Travel Expenses. Dersom du har mange like reiser, kan du merke den en av dem og kopiere med Copy to new expense.

Kontakt

Har du noen spørsmål vedrørende føring av reiseregninger, lønning eller lignende finner du din kontaktperson i Omega ved å trykke på Admin Contact oppe i skjermbilde.

Travel Expenses - Ofte stilte spørsmål

Hvordan fører jeg reiseregning?
Ved å gå inn på “Travel Expenses” under Admin-menyen i Connect. Trykk “New”-knappen, og fyll inn dato, tider og reiserute. Fyll så inn de relevante feltene under, og trykk “Attach File(s)” øverst på menylinjen for å legge ved kvitteringer elektronisk.

Hvordan fører jeg pendlerreise?
Sett kryss i boksen “Commuting” under feltet med reiseinformasjon som ble laget når du trykket “New”.

Hvordan bytter jeg fra pendlerreise til tjenestereise?
Du kan velge å slå “Commuting” av eller på, og husk å lagre etter endringen.

Hvordan legger jeg inn diett?
Ved å trykke i feltet under “Country” i “Per Diem” nede på siden, og så velge land i listen som dukker opp. Deretter må du huske å fylle inn kode som du kan velge fra i listen under "Code" til høyre.

Jeg har en kvittering med 25 % mva i forbindelse med en pendlerreise. Når jeg skal legge den inn, må jeg velge mellom 0 % og 8 % VAT. Hvilken skal jeg velge?
Hvis du legger inn en kvittering i forbindelse med en reise, velg 0 % (Kode: 21AA).

Hvorfor får jeg ikke skrive ut reiseregning i Statoil-versjon?
Omega legger nå opp til å få kun et format for reiseregninger. Statoil godtar reiseregninger i Omega sitt format.

Hvor fører jeg min WBS?
WBS-koden kan skrives i feltet “ClientWBS” under WBS til høyre for info-feltet.

Har du spørsmål om reiseregninger? Send en e-post til service@omega.no, og vi legger svarene ut på denne siden fortløpende.