Ny versjon av TeamDocuments

Publisert: 06.08.11 (Oppdatert: 17.08.11)

Med nye TeamDocuments introduserer vi et mer brukervennlig og forenklet verktøy for samarbeid og kommunikasjon. Samtidig beholdes den grunnleggende funksjonaliteten. Lær hvordan du bruker nye TeamDocuments.

Vi har laget følgende instruksjoner som kan hjelpe deg i bruken av nye TeamDocuments. Hjelp oss gjerne med å forbedre TeamDocuments ved hjelp av Improve.

TeamDocument Navigator

Den midterste kolonnen i skjermbildet kan brukes til å navigere inni TeamDocumentet.

• Posts: Her er alle siste innlegg og oppdateringer listet opp. Dette inkluderer både vedlegg, tasker og kommentarer
• Files: Gir deg en oversikt over alle vedlegg og filer som er lagt til i TeamDocumentet. De er sortert kronologisk og etter TeamDocument-medlem
• Tasks: Gir deg oversikt over alle tasker i TeamDocumentet. Vises kronolgisk med siste task på topp under navnet på vedkommende som har fått tasken

Du kan søke etter innhold i dokumentet ved å skrive i søkeboksen i toppen av navigatoren. Listen over innlegg vil da filtreres på det du søker etter.

Ved å klikke på hver post, file eller task, navigeres dokumentet slik at valgt innlegg vises. Du kan også bla gjennom dem ved å bruke pilene øverst i kolonnen.

Lage et innlegg (Post)

• Hold musepekeren over Subjektet som du vil legge innlegget i
• Klikk Add Post og du kan legge til kommentar, task og vedlegg (se under)
• For å svare eller følge opp en post, klikk reply

Lage og redigere oppgaver (Tasks)

• Skriv inn tasken i feltet New task
• Til høyre for task-feltet, kan du skrive navnet på den som tasken skal tildeles. Skriv inn navnet eller velg person fra dropdown-listen som dukker opp etter hvert som du skriver.
• Du kan justere status for tasken ved å klikke på normal og stille inn på enten normal, urgent, on hold, cancelled, eller complete
• Klikk Save
• Klikk i boksen foran tasken for å merke den som Complete

Du finner en liste over dine 15 sist oppdaterte tasker på Connect.omega.no under TeamDocuments-søkefeltet. Under Sysadmin på Connect finner du TeamDoc R4 Tasks som viser alle dine tasker.

Legge til og redigere et vedlegg (Attachments)

• Klikk Add files nederst til høyre i post-vinduet, eller Click to upload or drop files here
• Dobbeklikk på filen du ønsker, og den legges til
• Klikk Save for å lagre

• For å endre navn på filen, hold musepekeren over filnavnet og velg Rename fra menyen som dukker opp til høyre
• For å slette filen, hold musepekeren over filnavnet og velg Delete fra menyen som dukker opp til høyre

Download, Edit og Upload files

For å benytte dette må du først installere Edit and Upload-programmet. Dette finner du ved å holde musepekeren over filnavnet, og velge What is Edit and Upload? fra menyen som dukker opp. Velg så Click here to install.

For å bruke Download File og Edit and Upload holder du musepekeren over fil-navnet og du får valgene i dropdown-menyen.

• Velg Download File for å laste ned filen til din datamaskin

• For å redigere filen og lagre den i TeamDocuments, klikk Edit and Upload, og OK i bekreftelsesboksen som dukker opp. Filen vil da opnes for redigering
• Lagre filen på vanlig vis etter du har redigert. Klikk deretter "Save To Server" i boksen som dukker opp i TeamDoc-vinduet. Den redigerte filen vil da lagres i TeamDocumentet

Importere email

• Klikk More i det nedre høyre hjørnet i Post-vinduet
• Klikk Import mail for å legge inn epost i innlegget
• Et nytt vindu, Import E-Mail, vil åpne og du kan hente mail frå Inbox eller Sent items til høyre øverst i vinduet
• Klikk på mailen du ønsker, og klikk Import selected mail
• Alle vedlegg i emailen vil samtidig bli lagt til under files
• Klikk Save

Link til et TeamDocument

Du kan linke til et annet TeamDocument i innlegget ditt.

• Skriv td: og de fire siste sifrene i adressefeltet til TeamDocumentet du ønsker å linke til
• For eksempel td:1234

Slette et innlegg

• Klikk More i det nedre høyre hjørnet i Post-vinduet
• Klikk Delete for å slette innlegget

Last ned som PDF

Du kan laste ned et helt TeamDocument som en PDF-fil til din datamaskin.

• Klikk på Common Tasks øverst på siden
• I vinduet som dukker opp vil du få noen alternativer der du kan velge hva du ønsker å ha med i PDF-en. Klikk av i boksene for å gjøre endringer.
• Klikk Download as PDF og du får PDF-versjonen tilgjengelig

Flytte seksjoner/subjekter/innlegg

Seksjoner, subjekter og innlegg kan flyttes internt i TeamDocumentet ved enkle klikk og dra operasjoner.

• Hold musepekeren over ikonet helt ytterst til høyre (tre horisontale linjer) i tittelfeltet på det innlegget du vil flytte
• Hold inne museknappen og beveg innlegget opp- eller nedover ettersom du ønsker

Del dine TeamDocuments med andre

• Klikk på Share-knappen i det oransje feltet øverst på siden.
• Du vil da få opp et nytt vindu Drag & drop into Relevant roles med fire kolonner
• I kolonnen lengst til venstre søker du frem personer eller grupper du vil dele dokumentet med
• Du kan da velge om du vil legge vedkommende som en av tre roller:
• Readers: vedkommende får kun følge med på TeamDocumentet uten mulighet til å redigere/skrive i det
• Editors: vedkommende kan legge til, slette og redigere egne innlegg
• Managers: kan administrere TeamDocumentet, legge til, redigere og slette. Managers bestemmer også hvem som har tilgang til TeamDocumentet.
• Hold musepekeren over navnet/gruppen du vil legge til, klikk og hold inne mens du drar navnet over i den kolonnen (rollen) der du ønsker vedkommende.

Subscribe

Du har mulighet til å abonnere, Subscribe, på TeamDocuments. Slik får du god oversikt over alle oppdateringer som blir gjort. Oppdaterte TeamDocuments vises som uthevet og blir lagt øverst i listen, kronologisk etter oppdatering.

• Søk opp i det aktuelle TeamDocumentet
• Trykk Subscribe øverst i det oransje feltet,
• TeamDocumentet blir lagt til i listen under Subscribed documents i ytre venstre kolonne
• Dersom du vil fjerne dokumentet fra listen, klikker du igjen på Subscribe og det vil forsvinne fra listen

Utvalgte TeamDocs (Pinned)

Dersom du ønsker å ha lett tilgang til noen utvalgte TeamDocumenter kan du bruke pin-funksjonen.

• Holde musepekeren over navnet på TeamDocumentet under Subscribed documents
• Klikk på pin-ikonet til høyre på linjen
• Dokumentet legges helt øverst i skjermbildet, under Pinned
• Dersom du vil fjerne TeamDocumentet fra pinned, holder du musepekeren på nytt over dokumentet og krysser det ut. Det vil da havne tilbake under alle dine Subscribed Documents

Archived

Du kan arkivere subjecter i nye TeamDocuments. Slik kan du skjule deler av TeamDocumentet uten å slette innholdet helt.

• Hold musepekeren på tittellinjen og klikk edit
• Klikk Archive for å arkivere
• Klikk Show Archived Subjects under Common Tasks og du kan vise/skjule dem som du vil

Delete Document

Du kan slette et helt Team Document ved å klikke Delete document i Common tasks. Du vil da få opp en bekreftelsesdialog før du får slettet endelig.

Lage nytt TeamDocument

• Klikk på TeamDoc til venstre i den oransje feltet øverst på siden, og velg New Document fra dropdown-menyen.
• Skriv inn tittel på TeamDocumentet og hvem som står bak (responsible)
• Fyll inn en beskrivelse i Description
• Klikk Create, og ditt nye TeamDocument er klart for bruk

Redigere TeamDocument-intro

• Hold musepekeren over tittellinjen på TeamDocumentet
• Klikk edit (til høyre)
• Klikk Save

Lage og redigere en subject

• For å legge til et subjekt, hold musepekeren over seksjonen
• Klikk Add Subject
• Legg til tittel for subjektet
• Klikk Save

Hide

Du kan skjule din Document list og Navigator ved å klikke påTeamDoc øverst til høyre i skjermbildet ditt, og velge Hide Document List/Navigator fra dropdown-menyen.

Endringer

For å lese mer om hvilke endringer som er gjort fra den gamle til den nye versjonen, klikk deg inn på Endringer i TeamDocuments.